Sacar el máximo partido a nuestro tiempo en el trabajo

lista de tareas

¿Quién no se ha sorprendido al mirar el reloj y darse cuenta al cabo de dos horas que no ha hecho nada? Es una situación bastante más común de lo que pensamos, sin embargo con unos sencillos ejercicios podemos aprender a optimizar mejor nuestro tiempo en el trabajo.

Ante todo lo ideal es marcarnos unos objetivos flexibles, pero que resuman todos nuestras tareas. Si una persona trabaja de ocho de la mañana a dos de la tarde no puede levantarse a las ocho de la mañana puesto que no cumpliría con su horario laboral. Es importante marcarnos una rutina a la que intentemos ser lo más fieles posible.

Estamos en un proceso de cambio en el que estamos reeducándonos a nosotros mismos para aprovechar mejor nuestro tiempo y ser más efectivos, por tanto es necesario reflexionar. Una ayuda a este análisis será tomar notas y escribir la duración que nos lleva  hacer cada actividad. Por ejemplo, sabemos que a lo largo de la mañana podemos mantener entre veinte o treinta llamadas telefónicas, responder a una cantidad similar de correos electrónicos, y redactar un par de informes.

A primera hora de la mañana nuestra mente está más despierta por lo que deberíamos dar prioridad a las tareas “creativas”, en el caso del ejemplo sería redactar los informes. Progresivamente podemos alternar la respuesta a correos electrónicos con las llamadas telefónicas, de esta manera ninguna de las dos tareas se nos hará tediosa y podremos sacar más partido a nuestro tiempo.

Una vez tengamos desglosadas todas nuestras tareas con sus tiempos correspondientes, analizaremos qué puede distraernos o ralentizar el proceso y progresivamente eliminarlo para ser más eficaces. En este sentido la elaboración de una lista con un orden de prioridades es de gran ayuda, pues a medida que se van realizando las tareas se van tachando.  Si trabajas constantemente con ordenadores puedes ayudarte de herramientas online, como Remember the milk, Todoist, o My Life Organized .

Es importante hacer la lista todos los días para que vayamos asimilando nuestras tareas y así poder controlar los tiempos, que no se nos olvide nada. Al cabo de un tiempo las tareas que nos hacían perder tiempo habrán desaparecido y no será necesario elaborar la lista.

Por último, no debemos olvidar que igual de importante es realizar nuestras actividades de forma eficaz, como premiarnos por ello. No es necesario hacer un gran despliegue, pero si ofrecernos una pequeña recompensa por haber conseguido nuestro objetivo y aprender a ser más eficaces en nuestro trabajo.

¿Sois espontáneos a la hora de afrontar vuestras tareas, u organizáis hasta el último detalle?

Foto | Manu Contreras 

3 Thoughts on “Sacar el máximo partido a nuestro tiempo en el trabajo

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  3. Victor on 7 noviembre, 2012 at 12:25 said:

    Nirvana es para mi, de lejos la mejor app para organizar tu vida, basada en GTD y muchísimo mas facil de manejar tu vida que Remember the milk….

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